Was bringt mir eBill als Unternehmen?

Seit 2018 existiert eBill als zusätzliche Möglichkeit für digitale Rechnungen. Über 50 % der Privathaushalte nutzen eBill bereits, seit 2022 auch immer mehr Unternehmen. eBill-Anbieter SIX sieht darin den Übergang zum nahtlosesn, digitalen Empfangen und Bezahlen von Rechnungen.

Rechnungen gehen direkt ins eBanking und können da freigeben oder bearbeitet werden. Es fallen keine zusätzlichen Kosten an und damit wird der CO2-Ausstoss und der Papierverbrauch reduziert. Das klingt gut, oder?

So einfach? Auch für Unternehmen?

So einfach ist es, wenn ich als Privatperson eBill nutzen möchte. Aber was gilt nun für Unternehmen? Die meisten Unternehmen kennen PDF, die QR-Rechnung und natürlich immer noch Rechnungen auf Papier. Aber eBill als jüngstes Format ist stark im Kommen, das zeigen verschiedene Portale und deren Angebote auf.

PostFinance bezeichnet eBill als ideale Lösung für den Versand von Rechnungen an die Privatkundschaft. Über 3 Millionen Menschen in der Schweiz nutzen die Plattform mit jährlich 70 Millionen Transaktionen. Die Rechnungsabwicklung über eBill ist bei allen grösseren Banken verfügbar und wird bereits von Krankenkassen, Energieversorgern und Telecom-Anbietern genutzt.

Mit mehr als 3,5 Millionen aktiven Nutzenden (Stand Januar 2025 gem. www.ebill.ch) hat sich eBill als führender Standard für digitale Rechnungen in der Schweiz etabliert. Ziel des Finanzplatzes Schweiz ist es, 60 bis 80 % der Business-to-Consumer-Rechnungen bis 2028 end-to-end digital abzuwickeln und auf eBill zu verlagern. Als Unternehmen besteht die Möglichkeit, mit Billing Solutions (PostFinance) die Rechnungen von anderen Unternehmen als E-Rechnung (B2B) direkt über eine Schnittstelle in das ERP-System zu laden.

Technische Standards und Sicherheit

Die technische Infrastruktur von eBill basiert auf hochmodernen Standards. Ein XML- basiertes Datenformat nach SIX-Spezifikation gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch. Die Verschlüsselungsstandards entsprechen der ISO 27001, was ein hohes Sicherheitsniveau garantiert. Die Lösung ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme und entspricht den Authentifizierungs-Vorgaben der FINMA.

PostFinance beschreibt das so: «Sie senden uns Ihre Rechnungsdaten direkt aus Ihrer Software oder über unser eInvoicing-Portal. Wir bereiten die Daten strukturiert auf und übermitteln die Rechnung als E-Rechnung B2B oder eBill an die Empfängerin. Wie Sie als Unternehmen Ihre Daten am besten einliefern, hängt davon ab, ob Sie bereits eine Software mit Schnittstelle zu PostFinance nutzen oder nicht.»

Gemäss SIX ist die Anbindung an die eBill-Infrastruktur von SIX für Unternehmen nur über zertifizierte Netzwerkpartner möglich. Ein eBill-Netzwerkpartner fungiert als Vermittler zwischen Rechnungssteller und eBill-Infrastruktur mit folgenden

Kernaufgaben:

Integration von Fakturierungssystemen Der Netzwerkpartner stellt sicher, dass die Fakturierungssysteme des Rechnungsstellers mit der eBill Infrastruktur kompatibel sind. Dazu gehört oft die Unterstützung bei der Implementierung der nötigen Software und gegebenenfalls Anpassungen an bestehenden Systemen.

Übermittlung von eBills Der Netzwerkpartner ist dafür verantwortlich, die von einem Rechnungssteller erstellten eBills zu sammeln und sicher an die eBill-Infrastruktur zu übermitteln. Dies schliesst auch die Konvertierung der Rechnungsdaten in das benötigte Format ein.

Zahlungsabwicklung und -nachverfolgung Je nachdem, welche Dienstleistungen der Netzwerkpartner anbietet, kann er auch bei der Zahlungsabwicklung und der Nachverfolgung von Zahlungen helfen, indem er Berichte und Analysen zur Verfügung stellt.

Die Partner legen besonderen Wert auf Sicherheitsmassnahmen zur Minimierung von Risiken wie Phishing-Emails oder gefälschten Rechnungen (Hauptrisiken bei KMUs).

Wirtschaftliche Aspekte

Dazu ein kurzer Auszug aus der Studie von SIX und HSLU aus dem Jahr 2020 zu verschiedenen Zahlungsverfahren: Eine Papierrechnung kostet durchschnittlich 4.53 CHF, während eine eBill-Rechnung nur 1.90 CHF verursacht (Gashnjani & Klinkert, 2019). Diese deutliche Kostenreduktion ergibt sich aus dem Wegfall von Materialkosten, Bareinzahlungsgebühren und Reject-Gebühren. Zusätzlich fallen die Mahnkosten niedriger aus, da eBill weniger Zahlungsverzögerungen verursacht.

Für Rechnungssteller im B2C-Bereich bietet eBill Vorteile bei verschiedenen Rechnungsszenarien: sowohl bei festen als auch flexiblen Beträgen, bei wiederkehrenden und mehrfachen Zahlungen sowie bei grossen Rechnungsmengen.

Darüber hinaus kann diese Rechnungsstellungsmethode als Customer Touchpoint genutzt werden, der die Kundenbindung positiv beeinflusst.

Unternehmen, die eBill noch nicht integriert haben, müssen in manchen Fällen zunächst die Umstellungskosten aufwenden, es gibt jedoch zahlreiche Softwareanbieter, welche die Schnittstellen dazu standardmässig anbieten.

Zudem müssen sich teilnehmende Parteien zunächst registrieren und die Daten der Rechnungsempfänger von den Banken validiert werden. Auch die Fehleranfälligkeit ist äusserst gering, sowohl hinsichtlich menschlicher Fehler als auch bei Übertragungsfehlern.

Die Einführung von eBill verringert zudem Zwischenschritte zwischen Rechnungseingang und Einbuchung in das ERP-System.

Weitere Untersuchungen belegen die signifikanten wirtschaftlichen Vorteile einer eBill-Implementation. Die Prozesskosten können durchschnittlich um 50 bis 70 Prozent pro Rechnung reduziert werden, was sich besonders bei grossen Rechnungsvolumina deutlich auf das Betriebsergebnis auswirkt. Wesentliche Optimierungen umfassen die automatische Lieferantenerfassung, integrierte Freigabe-Automatismen für wiederkehrende Rechnungen und Sharing Funktionen zur Rechnungsüberprüfung.

Die Debitorenlaufzeit verkürzt sich durchschnittlich um vier bis fünf Tage und verbessert damit die Liquiditätssituation der Unternehmen spürbar. Die automatisierte Verarbeitung reduziert Mahnungen um bis zu 30 Prozent, wobei besonders die Senkung der Archivierungskosten um 80 Prozent durch den Wegfall physischer Archivierung hervorzuheben ist.

Über die quantifizierbaren Einsparungen hinaus ergeben sich qualitative Vorteile für die Unternehmensperformance. Die erhöhte Transparenz im Rechnungsprozess ermöglicht ein besseres Controlling und präzisere Liquiditätsplanung. Die Kundenzufriedenheit steigt durch vereinfachte Zahlungsabwicklung und zeitnahe Rechnungsinformationen. Gleichzeitig sinken die Fehlerquoten in der Rechnungsverarbeitung durch Eliminierung manueller Eingaben. Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur ökologischen Nachhaltigkeit bei und verbessert die Umweltbilanz des Unternehmens.

Potenzielle Herausforderungen

Die Implementierung von eBill birgt auch Herausforderungen. Die anfänglichen Investitionen in Technologie und Prozessanpassungen können erheblich sein. Unternehmen müssen die technische Systemabhängigkeit sorgfältig bewerten und mögliche Backup-Szenarien entwickeln.

Nicht alle Kundengruppen werden die digitale Rechnungsstellung gleich schnell akzeptieren. Hier empfiehlt es sich, gezielt in Kommunikation und Kundenunterstützung zu investieren. Bestehende Prozesse und Applikationen müssen möglicherweise angepasst oder ersetzt werden.

Einführung eBill

Entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung ist eine frühzeitige und transparente Kommunikation mit der Kundschaft. Ein schrittweiser Übergang mit ausreichenden Übergangsfristen erleichtert die Akzeptanz. Das Beispiel eines Energieversorgers zeigt einen sinnvollen Ansatz: Zunächst eBill als optionale Möglichkeit anbieten, später dann finanzielle Anreize für die Nutzung schaffen.

Fazit

eBill hat sich als digitaler Rechnungsstandard in der Schweiz etabliert und bietet Unternehmen klare wirtschaftliche, technische und ökologische Vorteile. Wer jetzt investiert, profitiert langfristig von effizienteren Prozessen, höherer Transparenz und besserer Kundenbindung. Die Umstellung mag Aufwand bedeuten – doch der Nutzen überwiegt deutlich.

Susanne Mader unterstützt Firmen bei der Digitalisierung der Finanzbereiche. Sie betreibt ein eigenes Beratungsunternehmen und ist Teil des topsoft Consulting-Netzwerks.