Introduction de la facture de code QR – comment une PME se prépare

Le 30 juin 2020, la facture de code QR sera introduite dans toute la Suisse. Il remplace les bulletins de versement rouges et orange. Les entreprises sont donc mises au défi: Ils doivent adapter leurs logiciels et leur matériel en temps utile pour traiter et payer les factures QR.

La place financière suisse dispose aujourd'hui de sept variantes différentes de bulletins de versement rouges et oranges. Dans le cadre de l'harmonisation du trafic des paiements, celles-ci seront remplacées par une déclaration de code QR à partir du milieu de l'année. Il sera ainsi plus facile de traiter et de comptabiliser automatiquement les paiements.

Qu'est-ce qu'un code QR?

QR signifie «quick response» (en français: réponse rapide). Tout comme les codes-barres, le code QR peut contenir des informations importantes.

Cela signifie qu'à l'avenir, toutes les informations relatives aux paiements seront contenues dans le code QR et imprimées sur le bulletin de versement. Le destinataire de la facture scanne le code QR avec son smartphone, sa caméra dans l'ordinateur ou son scanner et peut approuver le paiement par e-banking sans saisie supplémentaire. Il ne faut plus entrer le numéro de référence.

Toutefois, les informations requises pour le paiement ne sont pas seulement contenues dans le code QR, mais également imprimées sur celui-ci. Cela signifie qu'il peut être lu sans avoir besoin d'aides techniques.

Autres avantages d'une facture de code QR:

• ● Facturation en francs suisses et en euros
• ● Traitement plus rapide des factures, moins d'efforts manuels
• ● Meilleure qualité des données et plus grande automatisation
• ● Création plus facile des factures
• ● La facture QR en un coup d'œil

Les avantages pour les PME

Le plus grand avantage pour les entreprises est que le code QR contient plus d'informations. Cela permet d'effectuer des opérations de paiement sans discontinuité de support. En outre, les clients professionnels n'ont plus besoin de bulletins blancs. Si la facture est envoyée physiquement, la perforation de la partie paiement est obligatoire. Toutefois, la facture peut également être envoyée en ligne - par exemple en format PDF. La facture est simplement imprimée sur papier. Des méthodes de paiement telles que TWINT ou l'enregistrement des factures électroniques peuvent également être intégrées.

Quelles sont les mesures qu'une entreprise doit prendre?

Pour les entreprises, ce changement signifie qu'elles doivent adapter leur solution de facturation en temps voulu. En fait, les bulletins de versement actuels peuvent encore être utilisés pendant un certain temps et une date de fin n'a pas encore été fixée. Néanmoins, il est conseillé d'amorcer le changement. Le degré d'adaptation nécessaire dépend de l'infrastructure matérielle et logicielle utilisée. Les PME qui n'utilisent pas de système ERP (Enterprise Resource Planning) n'ont pas besoin de prendre de mesures.

Dans le même temps, les entreprises doivent partir du principe qu'un grand nombre de leurs fournisseurs profiteront de l'introduction de la facturation QR pour optimiser leurs processus. Chaque entreprise devrait s'y préparer à temps. Il est important, par exemple, d'adapter les lecteurs et les plateformes de numérisation ainsi que les logiciels de créancier et de paiement afin de pouvoir recevoir et payer les factures QR entrantes en temps voulu.

Pourquoi cet ajustement?

Jusqu'à présent, il existait différents systèmes de paiement en Suisse: celui de Postfinance et celui des banques. Les paiements à l'étranger ont déjà été simplifiés par l'IBAN. Grâce à la normalisation du trafic des paiements, les systèmes fonctionnent à l'avenir selon les mêmes normes, ce qui entraînera une baisse des coûts et une augmentation de l'efficacité. Dans le même temps, l'ensemble du processus est simplifié tant pour les émetteurs que pour les destinataires des factures.